Integracja systemu Notaris z usługami MS SharePoint dla dużych kancelarii

Integracja systemu Notaris z usługami MS SharePoint dla dużych kancelarii

Integracja systemu Notaris z SharePoint może przynieść istotne korzyści w zakresie automatyzacji procesów, przechowywania dokumentów, zarządzania informacją oraz współpracy. Poniżej przedstawiono możliwe podejścia do integracji:

1. Cele integracji

• Centralizacja przechowywania dokumentów i danych.
• Ułatwienie zarządzania dokumentami notarialnymi i rejestrami w SharePoint.
• Automatyzacja procesów przepływu dokumentów i raportowania.
• Zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów z różnych systemów.
• Poprawa zgodności z przepisami dotyczącymi raportowania (np. GIIF).

2. Kluczowe elementy integracji

2.1. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

• Automatyczne przesyłanie aktów notarialnych i dokumentów z Notaris do bibliotek dokumentów SharePoint.
  • SharePoint jako centralne repozytorium dokumentów kancelarii.
  • Metadane (np. daty, numery aktów, nazwiska klientów) automatycznie synchronizowane jako kolumny w bibliotekach SharePoint.
• Archwizacja aktów notarialnych i innych czynności.
  • Notaris może przesyłać archiwalne akty notarialne do dedykowanej przestrzeni w SharePoint z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego.

2.2. Przepływy pracy (Workflows)

• Automatyczne tworzenie przepływów pracy w SharePoint na podstawie danych z Notaris.
  • Obsługa zgłoszeń i zatwierdzania dokumentów, takich jak sprawozdania do Urzędów Skarbowych, GIIF czy Ministerstwa Sprawiedliwości.
  • Notifikacje e-mailowe lub Teams o wymaganych działaniach.

2.3. Zarządzanie rejestrami i sprawozdaniami

• Synchronizacja danych rejestrów z SharePoint:
  • Elektroniczne repertoria A i P, skorowidze, rejestry GIIF mogą być przechowywane w SharePoint w formie tabel lub list, umożliwiając łatwe wyszukiwanie i filtrowanie.
  • Możliwość generowania raportów bezpośrednio w SharePoint na podstawie danych z Notaris.

2.4. Edytowanie dokumentów

• Integracja z Microsoft Office 365:
  • Możliwość edytowania dokumentów (np. aktów notarialnych) bezpośrednio w Wordzie przez SharePoint przy zachowaniu wersjonowania.
  • Automatyczna synchronizacja zmian w Notaris i SharePoint.

2.5. Bezpieczeństwo i dostęp

• Kontrola dostępu:
  • Współdzielenie dokumentów na podstawie ról w kancelarii (np. notariusz, pracownik administracyjny) przy użyciu mechanizmów uprawnień w SharePoint.
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i ochrona danych:
  • Zapewnienie zgodności z RODO i wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa.

3. Technologia integracji

3.1. API

• Wykorzystanie API Notaris do przesyłania danych do SharePoint w czasie rzeczywistym.
• Integracja przez Microsoft Graph API w celu synchronizacji z SharePoint Online.

3.2. Power Automate

• Automatyzacja procesów przesyłania danych i dokumentów z Notaris do SharePoint.
• Budowa przepływów pracy do zatwierdzania sprawozdań, przesyłania dokumentów i archiwizacji.

3.3. Connectory i dodatki

• Użycie gotowych konektorów dostępnych dla SharePoint i Notaris (jeśli dostępne).
• Stworzenie dedykowanego konektora do integracji funkcjonalności specyficznych dla Notaris.

4. Przykładowe scenariusze integracji

1. Automatyczna archiwizacja:
   • Po zakończeniu edycji aktu notarialnego w Notaris dokument jest automatycznie przesyłany do SharePoint do odpowiedniej biblioteki, z metadanymi ułatwiającymi wyszukiwanie.
2. Przepływ pracy dla sprawozdań GIIF:
   • Notaris generuje raport GIIF i przesyła go do SharePoint. W SharePoint uruchamiany jest przepływ zatwierdzania, gdzie raport trafia do odpowiedzialnych osób.
3. Centralne zarządzanie rejestrami:
   • Rejestry z Notaris synchronizowane są z listami SharePoint, umożliwiając pracownikom kancelarii szybki dostęp i filtrowanie danych.
4. Integracja e-poświadczeń:
   • Dokumenty e-poświadczeń mogą być automatycznie przesyłane do SharePoint wraz z informacjami o dacie, podpisach i metadanymi.

5. Korzyści z integracji

• Eliminacja ręcznego przenoszenia danych i dokumentów.
• Zwiększenie efektywności pracy kancelarii dzięki centralnemu zarządzaniu dokumentami.
• Poprawa zgodności z regulacjami prawnymi dzięki automatyzacji procesów raportowania.
• Łatwiejsza współpraca i dostęp do danych dzięki możliwości pracy zdalnej w środowisku SharePoint Online.

Opublikowano:: 22/11/2024