30 lat programu Notaris
Program Notaris to nowoczesne i innowacyjne oprogramowanie dla notariuszy, w skład którego wchodzą aplikacje wspomagające pracę kancelarii notarialnej – Notaris Office – program do prowadzenia obiegu spraw, prowadzenia ksiąg notarialnych, tworzenia wszystkich wymaganych prawem rejestrów i raportów w tym również do GIIF. Notaris Edytor – program do tworzenia aktów i innych czynności notarialnych (zawiera szablony czynności) , Notaris eKW – program do tworzenia weryfikowania i wysyłania wniosków wieczystoksięgowych, Notaris eDeklaracje – narzędzia do składnia deklaracji podatkowych PCC i SD w formie elektronicznej, Notaris ePoświadczenia narzędzia do wykonywania elektronicznych poświadczeń odpisów i wyciągów przy użyciu zaawansowanego – kwalifikowanego podpisu oraz Notaris Narzędzia – zestaw funkcji wspierających codzienne czynności archiwizacji danych. Więcej informacji na stronie produktu www.notaris.pl
Notaris Office to zestaw praktycznych i elastycznych narzędzi, niezbędnych w pracy każdej kancelarii – każdego notariusza.
Oprogramowanie jest dostosowane do obowiązku raportowania przez notariusza transakcji do GIIF – Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, zgodnie z Ustawą z dnia 16 listopada 2000 r. (z późniejszymi zm.) o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.
Najważniejszą praktyczną funkcjonalnością Notaris Office jest możliwość integracji danych zawartych w aktach notarialnych z bazą danych w taki – przejrzysty sposób, aby wszelkie potrzebne informacje automatycznie zapisywane były w księgach notarialnych ( Repertorium A,P, Skorowidzu, zestawieniach do US, RIN, MS, formularzach statystycznych, kartach transakcji GIIF) bez dodatkowych czasochłonnych działań osób ze strony obsługującego oprogramowanie.
Oprogramowanie Notaris umożliwia skorzystanie z bezpłatnego kursu e-learningowego pt. „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu” organizowanego przez Ministerstwo Finansów. Po ukończeniu kursu uczestnik otrzymuje certyfikat Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
*** Dodatkiem do oprogramowania Notaris Office programu jest
- zestaw filmów instruktażowych
- zestaw podręczników użytkownika programu
- zestaw najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi
Dostarczana przez nas dokumentacja, materiały szkoleniowe oraz wsparcie serwisowe i merytoryczne ułatwiają proces szybkiego uruchomienia i wdrożenia programu bez pomocy specjalistów – informatyków.
Materiały te znakomicie ułatwiają pracę z programem oraz jego szybkie wdrożenie, bez konieczności udziału informatyka.
Oprogramowanie Notaris Office posiada unikalną cechę pozwalającą na bardzo szybkie i skuteczne odczytywanie danych z aktów notarialnych i innych czynności przygotowanych w edytorze MS Word. Dlatego też nadaje się dla notariuszy, którzy mają dość monotonnego, żmudnego i wielokrotnego przepisywania tych samych danych z aktów do innych dokumentów i ksiąg notarialnych.
Zasada działania naszego oprogramowania jest bardzo skuteczna i prosta.
Podczas edycji dokumentu (dzieje się to zazwyczaj po odczytaniu aktu) wystarczy nacisnąć jeden przycisk aby oprogramowanie przeczytało zawartość dokumentu w inteligentny sposób umieściło wszystkie niezbędne dane w księgach notarialnych ( Repertorium, Skorowidzu, Zestawieniach, Fakturach, Rejestrze GIIF itd.) Dzieje się to przy małym nakładzie pracy użytkownika systemu.
Czas w dzisiejszej, bardzo konkurencyjnej gospodarce jest bardzo cenny. Program Notaris Office pozwoli Ci zaoszczędzić cenne godziny.
Zalety programu
- jedna licencja „na kancelarię” – program można zainstalować na dowolnej liczbie komputerów pracujących w danej kancelarii
- automatyczne przenoszenie danych z dokumentów do ksiąg, rejestrów i zestawień notarialnych
- automatyczna archiwizacja czynności i narzędzia do szybkiego przeszukiwania archiwum
- dokumentacja i filmy szkoleniowe przejrzysta
- możliwość łatwego filtrowania i wyszukiwania informacji
- optymalizacja czasu pracy pracowników kancelarii
- łatwa i intuicyjna obsługa
- bezkonfliktowe korzystanie z zasobów bazy danych przez wielu użytkowników jednocześnie
- pełna integracja z edytorami tekstu
- liczne konwertery pozwalające na bezproblemowe przejście ze„starych programów do nowego Notaris Office
- szybkie, bezproblemowe wdrożenie z możliwością bezpłatnej asysty
- filmy szkoleniowe zdalna pomoc, pomoc telefoniczna i pomoc poprzez e-mail
- bezpłatne aktualizacje w cenie oprogramowania
- niewielkie wymagania sprzętowe
- praca w sieci komputerowej
W skrócie najważniejsze funkcjonalności oprogramowania Notaris Office to
- edytor aktów i czynności notarialnych
- elektroniczne repertoria A, P
- skorowidz nazwisk osób i czynności notarialnych
- sprawozdania do Urzędu Skarbowego
- sprawozdania do sądów
- sprawozdania do Ministerstwa Sprawiedliwości
- kalkulator notariusza
- bazy danych (pkd, kodów pocztowych, sądów, …)
- faktury
- kasa /rozliczenia
- przelewy
- rejestr GIIF
- wnioski wieczystoksięgowe eKW
- e-poświadczenia
- zaawansowany podpis elektroniczny
- archiwizator czynności, w tym aktów notarialnych
- Notaris WWW– strona kancelarii notarialnej
Przedstawione elementy funkcjonalne pokazują jedynie zarys możliwości aplikacji. Wszystkie elementy systemu bardzo dobrze ułatwiają codzienną pracę biura i kancelarii, zwiększając równocześnie konkurencyjność i dając duży komfort oraz wydajność pracy notariusza. Przyczyniają się do sukcesu biznesowego każdej kancelarii notarialnej.
Wymagania sprzętowe i programowe
- system operacyjny Windows 7/8/10/11 w wersji 32 oraz 64 bitowej
- wymagania sprzętowe takie, jak dla pakietu MS Office
- polecamy edytor tekstów: Word /2013 lub wyższy. Program może pracować również bez edytora MS Word (wówczas dodajemy bezpłatny Edytor dokumentów Edytor AKT )
- przynajmniej na 1 komputerze w sieci komputerowej dostęp do Internetu
Integracja systemu Notaris z usługami MS SharePoint dla dużych kancelarii
Integracja systemu Notaris z SharePoint może przynieść istotne korzyści w zakresie automatyzacji procesów, przechowywania dokumentów, zarządzania informacją oraz współpracy. Poniżej przedstawiono możliwe podejścia do integracji:
1. Cele integracji
- Centralizacja przechowywania dokumentów i danych.
- Ułatwienie zarządzania dokumentami notarialnymi i rejestrami w SharePoint.
- Automatyzacja procesów przepływu dokumentów i raportowania.
- Zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów z różnych systemów.
- Poprawa zgodności z przepisami dotyczącymi raportowania (np. GIIF).
2. Kluczowe elementy integracji
2.1. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
- Automatyczne przesyłanie aktów notarialnych i dokumentów z Notaris do bibliotek dokumentów SharePoint.
- SharePoint jako centralne repozytorium dokumentów kancelarii.
- Metadane (np. daty, numery aktów, nazwiska klientów) automatycznie synchronizowane jako kolumny w bibliotekach SharePoint.
- Archwizacja aktów notarialnych i innych czynności.
- Notaris może przesyłać archiwalne akty notarialne do dedykowanej przestrzeni w SharePoint z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego.
2.2. Przepływy pracy (Workflows)
- Automatyczne tworzenie przepływów pracy w SharePoint na podstawie danych z Notaris.
- Obsługa zgłoszeń i zatwierdzania dokumentów, takich jak sprawozdania do Urzędów Skarbowych, GIIF czy Ministerstwa Sprawiedliwości.
- Notifikacje e-mailowe lub Teams o wymaganych działaniach.
2.3. Zarządzanie rejestrami i sprawozdaniami
- Synchronizacja danych rejestrów z SharePoint:
- Elektroniczne repertoria A i P, skorowidze, rejestry GIIF mogą być przechowywane w SharePoint w formie tabel lub list, umożliwiając łatwe wyszukiwanie i filtrowanie.
- Możliwość generowania raportów bezpośrednio w SharePoint na podstawie danych z Notaris.
2.4. Edytowanie dokumentów
- Integracja z Microsoft Office 365:
- Możliwość edytowania dokumentów (np. aktów notarialnych) bezpośrednio w Wordzie przez SharePoint przy zachowaniu wersjonowania.
- Automatyczna synchronizacja zmian w Notaris i SharePoint.
2.5. Bezpieczeństwo i dostęp
- Kontrola dostępu:
- Współdzielenie dokumentów na podstawie ról w kancelarii (np. notariusz, pracownik administracyjny) przy użyciu mechanizmów uprawnień w SharePoint.
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i ochrona danych:
- Zapewnienie zgodności z RODO i wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa.
3. Technologia integracji
3.1. API
- Wykorzystanie API Notaris do przesyłania danych do SharePoint w czasie rzeczywistym.
- Integracja przez Microsoft Graph API w celu synchronizacji z SharePoint Online.
3.2. Power Automate
- Automatyzacja procesów przesyłania danych i dokumentów z Notaris do SharePoint.
- Budowa przepływów pracy do zatwierdzania sprawozdań, przesyłania dokumentów i archiwizacji.
3.3. Connectory i dodatki
- Użycie gotowych konektorów dostępnych dla SharePoint i Notaris (jeśli dostępne).
- Stworzenie dedykowanego konektora do integracji funkcjonalności specyficznych dla Notaris.
4. Przykładowe scenariusze integracji
- Automatyczna archiwizacja:
- Po zakończeniu edycji aktu notarialnego w Notaris dokument jest automatycznie przesyłany do SharePoint do odpowiedniej biblioteki, z metadanymi ułatwiającymi wyszukiwanie.
- Przepływ pracy dla sprawozdań GIIF:
- Notaris generuje raport GIIF i przesyła go do SharePoint. W SharePoint uruchamiany jest przepływ zatwierdzania, gdzie raport trafia do odpowiedzialnych osób.
- Centralne zarządzanie rejestrami:
- Rejestry z Notaris synchronizowane są z listami SharePoint, umożliwiając pracownikom kancelarii szybki dostęp i filtrowanie danych.
- Integracja e-poświadczeń:
- Dokumenty e-poświadczeń mogą być automatycznie przesyłane do SharePoint wraz z informacjami o dacie, podpisach i metadanymi.
5. Korzyści z integracji
- Eliminacja ręcznego przenoszenia danych i dokumentów.
- Zwiększenie efektywności pracy kancelarii dzięki centralnemu zarządzaniu dokumentami.
- Poprawa zgodności z regulacjami prawnymi dzięki automatyzacji procesów raportowania.
- Łatwiejsza współpraca i dostęp do danych dzięki możliwości pracy zdalnej w środowisku SharePoint Online.
Zamówienia i kontakt
- telefonicznie pod numerem +48 22 867-80-00
- formularz zamówienia ze strony Notaris.pl https://www.notaris.pl/kontakt/
- lub znajdujący się poniżej formularz kontaktowy
Opublikowano:: 27/11/2019
« powrót